세부 추진 계획을 제시할 때에는 일정표 (간트 차트 등), 역할 분담표, 예산 집행 계획 등을 함께 표로 작성하면 시각적으로 명확해집니다. 어떤 단계를 언제 시작하고, 어느 시점에 완료 예정인지, 이 단계에 필요한 자원과 인력은 얼마나 되는지 등을 구체적으로 서술합니다.
어떤 속도로 진행될 것인가? 어떻게 프로젝트의 중간 결과물이 서로 이어져 갈 것인가? 동시에 할 수 있는 부분은 있는가? 독자들이 이 사람은 조사해야 할 것을 다 했으며, 여기에 투자하는 것은 돈 낭비가 아닐 것이라고 느낄 수 있도록 최대한 세심하게 적자. 제안서의 재정적인 부분은 현실적이어야 한다. 어떤 회사나 사람에게 제안을 한다면, 그들의 예산도 고려하자. 제안을 수락하는데 필요한 비용이 없다면, 적절한 제안이 아닌 것이다. 예산에 맞는다면, 왜 시간과 돈을 투자할 가치가 있는지 적자.
문서의 시각적 구성은 독자의 집중도를 높이고 제안 내용을 이해하기 쉽게 만드는 중요한 요소입니다. 특히 분량이 많고 숫자나 통계가 많은 제안서일수록 다이어그램, 그래프, 표 등을 적절히 배치하여 내용을 정리해야 합니다.
성공적인 프로젝트 제안서에는 철저한 조사 내용이 담겨 있습니다. 믿을 만한 출처, 사례 연구, 통계 자료 또는 차트를 사용하여 문제와 해결책의 근거를 준비하여 청자에게 의문이 남지 않도록 합니다. 제안서를 작성할 때, 제안서를 읽는 사람의 입장이 되어 자문해야 합니다.
제안서 작성 시 첫 번째로 고려해야 할 요소는 제안서의 가장 앞부분에 들어가는 개요와 목적 설정입니다. 제안서가 다루는 프로젝트나 아이디어의 배경, 문제점 그리고 그것을 해결하기 위한 핵심 목표가 어떤 것인지 간략하게 요약해야 합니다. 제안서를 읽는 사람이 제안서 전반의 큰 틀을 빠르게 파악할 수 있도록 명확하고 간결하게 작성하는 것이 좋습니다. 예컨대 “왜 이 프로젝트가 중요한가?”, “이 프로젝트가 해결하려는 문제는 무엇인가?” 그리고 “기대 효과는 무엇인가?” 등의 질문에 답을 주는 식으로 핵심 정보를 요약하면 좋습니다.
오늘도 보고서 때문에 야근하시나요? 당신의 보고서가 통과하지 못하는 이유는 단 하나, 여러분의 유형에 맞는 제대로 된 솔루션을 파악하지 못했기 때문입니다.
이렇듯 제안서는 목적과 평가 기준에 따라 유연하게 구성하되 기본적으로 명확한 개요와 목적, 체계적인 본론 전개 그리고 시각적·서식적 요소를 적절히 활용한 설득력 있는 문장으로 구성되어야 합니다. 무엇보다 제안서가 담고 있는 아이디어나 프로젝트가 얼마나 가치 있고 실현 가능하며 또 어떤 효과를 낼 수 있는지 구체적으로 보여주는 것이 가장 중요합니다.
이때 현실적이고 실행 가능한 일정인지 면밀히 검토하는 것이 중요합니다. 과도하게 낙관적인 일정은 신뢰를 떨어뜨릴 수 있으므로, 충분한 시간과 자원을 고려한 계획을 수립하는 것이 좋습니다.
또한, 구체적인 수치를 활용하면 상대방이 더 신뢰를 가질 수 있으며, 제안서의 설득력이 배가됩니다.
결론을 적고 마무리하자. 도입부를 어느 정도 반복하면서, 하고 싶은 말로 끝내면 된다. 제안서로 인한 결과에 대해 못한 말이 있다면 간략하게 적자.
나아가 이러한 과정에서 작성자 스스로도 아이디어를 재정비하고, 추진 전략을 세밀하게 점검할 수 있으므로 제안서 작성 과정이 곧 프로젝트의 안정적인 출발점이 되기도 합니다. 여러분이 준비하시는 제안서가 훌륭한 성과로 이어지길 바랍니다.
제안서는 단순한 정보 전달이 아니라 상대방을 설득하는 문서입니다. 이를 위해 다음과 같은 전략을 활용하면 효과적인 결과를 얻을 수 있습니다.
예를 들어, 어린이 제안서 책 출판사를 위한 새로운 편집 툴을 개발하고 있다면, 제품 승인을 설득할 때 감정적인 측면에 대해 호소할 수 있는지 판단할 수 있도록 이해관계자가 부모인지 파악해야 합니다.
전문성을 유지하면서도 쉽게 이해할 수 있는 표현을 사용해야 합니다. 이를 통해 독자가 제안서의 핵심 내용을 빠르고 명확하게 이해할 수 있도록 해야 합니다.